Co to jest archiwizacja i dlaczego jest ważna?

Archiwizacja danych to rodzaj papierowego żargonu, z którym wielu pracowników będzie musiało się zmierzyć w niejednym miejscu pracy. I choć większość z nas kiwa głową, sugerując, że wie czym jest archiwizacja, to tak naprawdę niewiele osób rozumie jak ważna może ona być dla firmy. 

Archiwizacja to ważny proces zarządzania dokumentacją, z którym zarówno firmy, jak i ich pracownicy powinni zapoznać się. Konsekwencje niezrozumienia procesów archiwizacji w Twojej firmie mogą prowadzić do poważnych problemów w przyszłości. Warto więc co nieco wyjaśnić. 

Co to jest archiwizacja?

Archiwizacja to proces, w którym nieaktywne informacje w dowolnym formacie są bezpiecznie przechowywane przez długi czas. Takie informacje mogą – ale nie muszą – zostać ponownie wykorzystane w przyszłości, niemniej jednak powinny być przechowywane do końca ich harmonogramu przechowywania.

Należy podkreślić, że zarchiwizowane, nieaktywne dane można ponownie uaktywnić, ponieważ implikacja braku możliwości ponownego dostępu do informacji czasami zniechęca firmy do archiwizowania ich danych. Informacje powinny być nadal łatwo dostępne, jeśli w niedługim (krótki czasie) będą używane lub do czegoś / dla kogoś wymagane. 

Zarchiwizowane dane można przechowywać w wielu różnych formatach

Kiedy firmy archiwizują dane, zwykle archiwizują całe zbiory dokumentów lub plików. Samo archiwum słów sugeruje przechowywanie wielu rekordów. Zarchiwizowane dane mogą być potrzebne z powodu orzeczeń prawnych lub dlatego, że są to istotne informacje, które prawdopodobnie zostaną ponownie wykorzystane w przyszłości. Archiwizacja jest niezwykle ważna dla zarządzania informacjami, ponieważ zapewnia firmie większą kontrolę nad procesami informacyjnymi.

Znaczenie efektywnej archiwizacji

Wraz z rozwojem firmy, będzie ona tworzyć więcej danych – danych, które muszą być skrupulatnie zarządzane i monitorowane, aby można je było właściwie wykorzystać. Śledzenie tych danych może okazać się problematyczne dla firm, które nigdy nie wdrożyły systemu archiwizacji.

Dane, które nie są archiwizowane, są trudniejsze do zlokalizowania, zabezpieczenia i odpowiedniego rozpowszechnienia, jeśli są przechowywane w środowisku lokalnym – takim jak laptop pracownika, tudzież pomieszczenia z dokumentami – a zatem będą niedostępne dla innych użytkowników. W końcu będzie to miało negatywny wpływ na funkcje biznesowe i produktywność pracowników. Dlatego podstawą funkcjonowania każdej firmy jest efektywna archiwizacja dokumentów i danych.