Gdzie przechowywać dokumenty po likwidacji firmy? Jakie dokumenty muszą być zabezpieczone w momencie likwidacji przedsiębiorstwa?

Likwidacja firmy to często trudny czas dla jej właściciela. Należy jednak pamiętać, że zamykając biznes, trzeba dopełnić wiele formalności oraz odpowiednio zabezpieczyć niektóre dokumenty, nawet gdy firma przestanie już działać. Co należy zrobić z dokumentami firmowymi, które zgodnie z obowiązującymi przepisami muszą być przechowywane przez określony czas?

Przechowywanie dokumentów, a likwidacja firmy

Dokumenty, które podlegają obowiązkowi przechowywania przez kilka lat nie mogą zostać wyrzucone tuż po likwidacji firmy. Archiwizacja dokumentacji dotyczy zarówno dużych firmy, jak i mniejszych przedsiębiorstw, nawet tych jednoosobowych.

Co więcej, dokumenty powinny być przechowywane w taki sposób, aby nie doszło do ich przypadkowego uszkodzenia lub zniszczenia. Niektóre informacje muszą zostać zabezpieczone nawet przez kilkadziesiąt lat, a więc poza samym prowadzeniem i ewentualnym zamknięciem biznesu na pracodawcy ciąży również obowiązek należytego zabezpieczenia ważnych danych.

Gdzie można przechowywać dokumenty po zamknięciu firmy?

Obecnie istnieje wiele możliwości, jeżeli chodzi o przechowywanie dokumentacji firmowej. Najczęściej wybieranym rozwiązaniem jest digitalizacja dokumentów, dzięki czemu wszystkie dane są bezpieczne, a w razie potrzeby można bez problemu uzyskać do nich dostęp.

Niestety może się zdarzyć, że opłacenie całego czasu, kiedy dokumenty muszą być przechowywane, będzie dla byłego właściciela firmy niemożliwe. Wtedy dokumentacja może trafić do archiwum państwowego, jednak ostatecznie o tym musi zadecydować sąd po przeanalizowaniu, czy dana osoba faktycznie nie może ponieść kosztów. Istnieje także możliwość przechowywania dokumentacji przez właściciela lub w przypadku spółki osobę, która została wskazana w umowie.

Jakie dokumenty należy zabezpieczyć po likwidacji firmy?

Każda firma powinna zadbać w szczególności o dokumenty pracownicze, które muszą być przechowywane przez okres 10 lat lub w niektórych sytuacjach nawet 50 lat. Poza tym ważne są także dokumenty księgowe, które również nie mogą zostać wyrzucone, a muszą być odpowiednio zabezpieczone i przechowywane.

To, jakie dokumenty podlegają obowiązkowi przechowywania zawarte jest w przepisach, dlatego właściciel przed likwidacją firmy powinien sprawdzić, co może wyrzucić, a co musi zabezpieczyć. Ponadto, zanim dokumentacja zostanie przekazana w miejsce, gdzie będzie przechowywana, musi zostać prawidłowo uporządkowana.